Outlook cache mode ve Group Policy ile outlook cache mode yönetimi

Exchange Online , Exchange ve Office deployment projeleri yaparken geçiş sonrası kullanıcı tarafından gelen talepler arasında ilk sırayı eski mailleri göremiyorum case’i oluşturuyor. Exchange mailboxlarını Outlook üzerinde yapılandırırken hepinizin bildiği Account ayarları altında bulunan cache mode seçeneği bulunmaktadır.Bu cache mode seçeneğinin temel amacı posta kutunuzun bir kopyasını bilgisayarınıza kaydetmektir.Böylece bu kopya data ile internet olmadığında mailboxınıza erişebilir ve verilerinizi hızlı erişim sağlarsınız. Özellikle Internet hatlarının yavaş olduğu lokasyonlar’da cache mode hayat kurtarmaktadır. Çünkü online mode kullanımında mailler tamamen sunucu üzerinden her seferinde canlı olarak gidip getirilmekte , dolayısıyla bu trafik internet alt yapısının ciddi anlamda iyi olmasını gerektirmektedir.

İpucu ! : Bu özellik POP ve IMAP hesaplarında geçerli değildir.


Outlook cache mode

Outlook 2010 Cache Mode

Outlook 2013 cache mode

Outlook 2013 & 2016 Cache Mode

Office 2013’in çıkması ile beraber ile bu cache mode seçeneğinde bir yenilik daha eklenerek son hangi tarihli datanın cache’leneceğine karar verebilir hale geldik. Herhangi bir değişiklik yapmamanız durumunda default olarak artık sadece 1 yıllık datayı indirecek şekilde account yapılandırmasını tamamlamaktadır.Outlook 2010 ve öncesinde bu ayarı değiştiremediğimiz için Exchange mailboxına sahip olan kullanıcıların makinelerinin yeniden kurulması durumunda , yeni profil ile beraber bu OST dosyalarını network’ten veya ofis dışındaysa Internetten tekrar download edilmesi bandwidth anlamında bizi düşündüren konular arasındaydı.

Not : Client işletim sistemlerinde yeniden kurulum öncesi OST datası alınıp kurulum sonrası tekrar gösterilebilir fakat bu önerilen bir yöntem değildir belirli bir zaman sonra Outlook profillerinin corrupt olduğunu bir çok defa şahit oldum.

Peki cache mode önemi nerede çıkıyor , hangi durumlarda ihtiyaçlarımızı çözüyor onlara bir göz atalım.

  • Benimde müşterilerim arasında halen aktif olarak Outlook 2010 kullanan yapılar bulunmaktadır. Exchange Online tarafına geçiş sonrası mailbox sunucusunun On-Premise yapısından kaldırılması sonucu her yeni makine kurulumu sonrası bu mailboxların tekrar tekrar internetten download edilmesi network alt yapısını ciddi yormakta ve servisler’de kesinti meydana getirmektedir.(Öncelik çözüm olarak kesinlikle Outlooklarını yeni versiyona upgrade etmelerini ve cache mode özelliğini kullanmalarını istiyoruz.)
  • Outlook 2013 & 2016 kullanan müşteriler’de ise sürekli yeniden kurulumlar’da 30,40,50 GB gibi yüksek mailboxına size’na sahip kullanıcılarda son 1 yıllık datanın indirilmesi hem zaman hemde Internet bandwidthi açısından networkü yormaktadır. (Cache mode zaman ayarını düşürerek bunun önüne geçebiliriz.)
  • Kullanıcıların sahip olduğu 40GB 50GB OST dataları Outlook performansı ciddi anlamda düşürmektedir.
  • Outlook 2013 & 2016 kullanan müşteriler’de default olarak 1 yıllık OST datasının client tarafında tutulmasından dolayı çoğu zaman kullanıcılar IT ekiplerine 1 yıldan önceki datalarını göremediği için talepler oluşturmaktadır. (Outlook üzerinden eski datayı search etmesi durumunda ilgili mail sunucuda bulunarak Outlook’ta gösterilmektedir fakat kullanıcılar bunu bilmediği için direk IT ekiplerine bu case ile gelmektedir.)
  • Online Mode kullanımın’da Outlook’un çok yavaş çalışması (Outlook performansı için cache mode üzerinde çalıştırılması önerilmektedir.)
  • Remote Desktop serverına bağlanan kullanıcılarda Outlook uygulamasını kullanan firmalar’da 1 yıllık OST datasının büyüklüğü Remote Desktop Server üzerinde ciddi yer kaplamakla beraber performansı düşürmektedir. (Çözüm olarak Cache mode settings ayarlarını 1 ay gibi süreye düşürerek hem performans hem storage anlamında yer kazanabiliriz.)

Bu gibi durumların bir nebze daha önüne geçmek adına ufak bir kaç ayar ile hem network bandwidth tüketimi azaltabilir hemde bu tarz gelebilecek case’leri daha azaltabilirsiniz. Örneğin çok fazla kritik mail işi yükü oluşturmayan ve sürekli geçmiş tarihli mailler’de işi olmayan departmanlar için Outlook cache mode ayarını 1 ay gibi bir süreye , kritik iş yüküne sahip veya müdür seviyesindeki departmanlarda bu süreyi 2 yıl gibi bir süreye uzatarak çözüm sağlayabilirsiniz.Active directory kullanılan ortamlarda bu işi Group policy ile her bir departmana farklı farklı policyler uygulayarak cache mode tarih ayarını kontrol edebilirsiniz.

Bu makalede Outlook 2016 ADMX yönetim araçlarını kullanarak Active Directory Group Policy aracı üzerinden kullanıcıların Outlook Cache zamanlarının ayarlanmasın hedefledim. Bu makale hem Exchange Online hem’de Exchange On-premise kullanan müşterilerde uygulanabilir , basit adımlar ile bu işlemi nasıl yöneteceğinizi anlatıyor olacağım. Aşağıda uyguladığım ayarlar birebir Outlook 2013 içinde geçerlidir.

1-Aşağıdaki linkte bulunan ihtiyacınız olan versiyonun ADMX dosyasını içeren dosyayı Domain Controller sunucusunda indiriniz. Hem 2016 hem de 2013 Outlook tarafında bu ayarı yapacaksanız her 2 dosyayı sunucuya indirip aşağıdaki adımları her bir version için takip ediniz.

Office 365 ProPlus, Office 2019 ve Office 2016 :
https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49030
Outlook 2013 :
https://www.microsoft.com/en-ie/download/details.aspx?id=35554

Office ADMX

2-Active directory sunucusu üzerinde masaüstüne indirdiğimiz Setup’ı çalıştırıyoruz.

3-Dosyaların çıkacağı location olarak masaüstünü seçenek extract etmesini sağlıyoruz.

4-Masaüstünde açılan dosyaların içine girdikten sonra aşağıdaki işaretlenmiş olan .admx uzantılı dosyaların hepsini kopyalıyoruz.

5-Kopyaladığımız dosyaları eğer tek bir domain controllerınız varsa C:\Windows\PolicyDefinitions altındaki bölüme yapıştırıyoruz.

İpucu ! : Burada önemli bir nokta , birden fazla domain controllerınız varsa kesinlikle dosyaları “C:\Windows\PolicyDefinitions” lokasyonuna atmayınız. C:\Windows\PolicyDefinitions altına atmanız durumunda bu ADMX dosyası dosyaları attığınız domain controller sunucusundaki Group policy’i altında gözüküyor olacak. Bunun yerine tüm domain controller’lar altında bu ADMX datalarının etkin olabilmesina adına central store özelliğini kullanacağız.

Birden fazla domain controller yapınız olması durumunda ilgili ADMX dosyalarını Sysvol altına koymanız durumunda tüm domain controller’lara sync olarak ADMX’in aktif olmasını sağlayacağız.

\\hakanmarangoz.com\SYSVOL\hakanmarangoz.com\policies\PolicyDefinitions

İpucu ! : İlk defa GPO central store mantığını kullanacaksanız \\hakanmarangoz.com\SYSVOL\hakanmarangoz.com\policies\ altında PolicyDefinitions adlı klasörünü elle oluşturunuz.

Not : Yukarıdaki URL kısmında hakanmarangoz.com olan kısıma sizin sunucunuzun domain ismini girmeniz gerekmektedir.

GPO ADMX Central Store mantığı hakkında daha fazla bilgi için tıklayınız.

6-Masaüste tekrar geri dönerek çıkarmış olduğumuz klasör içerisindeki en-us klasörünün içerisindeki dosyaları kopyalıyoruz.

7-Kopyaladığımız dosyaları tek bir domain controllerınız varsa C:\Windows\PolicyDefinitions\ altında en-us adlı bir klasör açarak içerisine yapıştırıyoruz.

Birden fazla domain controller yapınız olması durumunda ilgili ADMX dosyalarını Sysvol altına koymanız durumunda tüm domain controller’lara sync olarak ADMX’in aktif olmasını sağlayacağız.

Birden fazla domain controllerınız olması durumunda \\hakanmarangoz.com\SYSVOL\hakanmarangoz.com\policies\PolicyDefinitions altında en-us adlı bir klasör açarak içerisine yapıştırıyoruz.

8-Domain Controller üzerinde Group Policy’imizi açıyoruz ve Outlook Cache gününü hangi OU (User policy olacak) üzerinde uygulayacaksak ilgili OU’ya geldikten sonra “Create a GPO in this domain , and Link it here…” seçeneğini seçiyoruz.

9-Policy’imize isim tanımlıyoruz.

10-Policy’imizde ayarları gerçekleştirmek için sağ tıklayıp “Edit” seçeneğini seçiyoruz.

11-Outlook 2016’lar için : User Configuration\Administrative Templates Policy Definition\Microsoft Outlook 2016\Exchange\Cached Exchange Mode bölümüne geldikten sonra sağ tarafta bulunan “Cached Exchange Mode Sync Settings” seçeneğine çift tıklıyoruz ve Policy’imizi etkin hale getiriyoruz. Policy içerisinde Outlook OST dosyalarının son kaç ayı download edeceğini kendi ihtiyacınıza göre belirleyiniz.

12-Outlook 2013’ler için : User Configuration\Administrative Templates Policy Definition\Microsoft Outlook 2013\Exchange\Cached Exchange Mode bölümüne geldikten sonra sağ tarafta bulunan “Cached Exchange Mode Sync Settings” seçeneğine çift tıklıyoruz ve Policy’imizi etkin hale getiriyoruz. Policy içerisinde Outlook OST dosyalarının son kaç ayı download edeceğini kendi ihtiyacınıza göre belirleyiniz.

13-Policy sonrası örnek yeni bir Outlook kurulum ekranı aşağıdaki gibidir.


Not :

1-Policy uygulanması sonrası bilgisayarlar’da oturum açılıp kapatıldığında mevcut profil ayarları yukarıda belirlediğimiz Policy’deki ayarlar olarak güncellenecektir.

2-Her departman için Outlook Cache zamanını istediğiniz gibi belirleyebilirsiniz. Yeni bir Policy daha yaratarak içerisindeki tarih ayarını değiştirdikten sonra ilgili OU’ya uygulamanız yeterlidir.

Umarım faydalı olmuştur , keyifli okumalar.